Utiliser une gestion électronique des documents : pourquoi opter pour ce système dans une entreprise

La GED ou gestion électronique des documents est une solution numérique permettant aux entreprises de centraliser, stocker et accéder facilement à leurs documents. Cette technologie aide les utilisateurs à automatiser les workflows et renforce la sécurité de chaque document classé dans les bases de données. Son déploiement vise aussi à assurer la conformité réglementaire des opérations effectuées. En effet, ces systèmes consistent en la dématérialisation des processus métiers et réduisent en même temps l’usage du papier. Cela minimise les coûts d’impression. L’utilisation d’une GED ou gestion électronique des documents offre également différents avantages. Pourquoi une entreprise devrait-elle alors employer ce logiciel de son système ?

Avantages d’utilisation de la gestion électronique des documents

De nombreuses entreprises utilisent la GED ou la gestion électronique des documents pour sauvegarder les données et pour accéder à ces informations à tout moment. Elle est devenue une solution incontournable ces derniers temps.

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Pour profiter des avantages GED, il est important de choisir la bonne solution, tels que Zeendoc, DocuWare ou Youdoc. Elles garantissent la dématérialisation le flux documentaire et transforment les processus internes. Leur mise en place améliore significativement la performance organisationnelle. 

En d’autres termes, la gestion électronique des documents (GED) permet de :

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• Assurer la protection des données des clients et du document stocké
• Gagner considérablement du temps
• Améliorer le processus
• Réduire les charges financières
• Faciliter l’accès aux différents documents

Une GED est connue pour sa capacité de garantir une conservation conforme aux exigences légales. Elle fournit un archivage sécurisé des factures et d’autres contenus sensibles. Elle dispose des fonctionnalités permettant de voir l’historique des modifications.

Grâce à des options d’automatisation, le déploiement de la gestion électronique des documents ou la GED minimise les tâches manuelles. Cela accélère les traitements. Les solutions GED présentent également des impacts sur la productivité au travail et les dépenses.

À part cela, la GED ou la gestion électronique des documents donne un accès distant à chaque utilisateur. Elle intègre des options collaboratives et des centres de partage simplifié. En intégrant des outils de recherche avancée, ils permettent une entrée facile aux fichiers, qu’il s’agisse de contrats ou d’un autre contenu. Mais pour profiter de ces avantages, il est crucial de savoir l’utiliser efficacement. L’entreprise est alors tenue de programmer une formation spécifique pour aider les collaborateurs à la maîtriser. 

Fonctionnement

La GED est l’ensemble de solutions essentielles pour les entreprises désirant optimiser la gestion, le management, l’archivage et la sécurisation de leurs documents et données. Les logiciels spécialisés ayant des fonctionnalités avancées sont des solutions permettant à cette technologie d’assurer :

• La dématérialisation et la collecte d’informations
• L’indexation et la classification de chaque document
• L’archivage et le stockage sécurisé
• L’accessibilité et la collaboration entre employés

Pour faciliter l’adoption de la GED et optimiser son utilisation au sein des entreprises, les éditeurs des GED proposent souvent des formations. Les solutions adoptées visent à maximiser les résultats obtenus et à limiter les erreurs de traitement.

Domaines d’application

Le logiciel GED est de plus en plus déployé en ce moment. Il est considéré comme un outil essentiel pour les grandes entreprises, les PME, voire les TPE. La gestion électronique des documents transforme les stratégies d’archivage des données et de chaque document. 

La GED joue un rôle important dans :

• La facturation et la comptabilité
• La gestion administrative et juridique
• L’archivage des documents
• La gestion des ressources humaines
• Etc.

Le choix du logiciel GED dépend largement du secteur d’activité de l’entreprise. En effet, chaque domaine présente des besoins spécifiques en matière de gestion de documents et d’informations. 

Par exemple, une entreprise juridique aura besoin d’un système GED ayant des fonctionnalités capables de gérer des documents sensibles. Tandis qu’une entreprise de commerce privilégie une solution facilitant la gestion de la facturation et des contrats commerciaux. 

Conseils d’utilisation d’une GED

Le fonctionnement d’une GED ou de la gestion électronique des documents varie en fonction du logiciel choisi. Il faut alors bien comprendre les spécificités de chaque solution pour en tirer tous les avantages possibles. Afin de maximiser les résultats, veuillez :

• Choisir le bon logiciel GED
• Organiser efficacement les documents
• Miser sur la dématérialisation des processus
• Assurer le respect des normes en vigueur
• Former tout utilisateur

Choisissez un fournisseur qui propose des services complets pour guider les collaborateurs de l’entreprise dans les manipulations de l’outil. Il connait toutes les fonctionnalités et les techniques d’implantation de la GED dans l’entreprise.

En somme, l’exploitation d’une GED (gestion électronique des documents) contribue à une meilleure organisation des données. Elle optimise la collaboration professionnelle au sein des équipes. Souvent hébergée dans le cloud, elle garantit une accessibilité en tout lieu, tout en assurant un haut niveau de protection. En France, de nombreuses entreprises adoptent les solutions GED pour moderniser leurs processus documentaires. Enfin, au-delà de la plateforme, elle comprend un accompagnement et une intégration sur mesure au système d’information existant.